Hola la idea es buena y aca unas ideas:
primero ke todo hacer una lista de los juegos ke se va a usar durante el evento y los parches necesarios colgarlos de un ftp para ke todos los participantes tengan la misma version del software.

crear unos servidores publicos de prueba antes del evento para ke los participantes prueben sus conexiones y configuren sus pc's.

La seguridad es importante pero eso no kita ke uno este libre de robos si hasta dentro de ripley te pueden robar. obviamente ke la gente ke lleva su pc sabe los riesgos ke corre asi ke el ke asiste con su pc debe tener sus precauciones.

Un problema serian los monitores porke eso limitaria en cierta forma los espacios de unos con otros . Mejor si te consigues alguien ke ponga los monitores todos iguales (sponsor :)), dificil pero no esta de mas intentar

ke no vaya indecopi porke laka :D

ahora falta ke en pleno evento aparece la gente de microsoft y nos multa al 99.9 % por tener windows bamba o office o cualkier cosa.

mas adelante te pongo mas cosillas